Päivitetty: 27.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: Alla lettera oy
Y-tunnus: 1872312-7
Osoite: Arppentie 2, 80170 Joensuu
Sähköposti: info@allalettera.fi
Puhelin: 040 828 2380
Verkkosivusto: allalettera.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nimi: Jaana Hokkanen
Sähköposti: jaana@allalettera.fi
Puhelin: 040 8282 380

3. Selosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Alla lettera oy käsittelee henkilötietoja tarjotessaan käännös-, lokalisointi-, kielentarkistus-, terminologia-, sisällönmuokkaus- ja mahdollisia tekoälyyn liittyviä asiantuntijapalveluja. Seloste koskee verkkosivuston kävijöitä, yhteydenottajia, asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita sidosryhmiä.

4. Mitä henkilötietoja kerätään

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa ryhmissä:

• Perustiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, tehtävänimike ja laskutustiedot
• Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten sopimukset, tilaukset, laskutustiedot ja viestintähistoria
• Projektinhallintaan liittyvät tiedot, kuten aikataulut, kieliversiot, tiedostotyypit, toimitusohjeet ja laadunvarmistusta koskevat tiedot
• Mahdolliset asiakkaan toimittamissa aineistoissa olevat henkilötiedot, jos ne sisältyvät käännettäviin, lokalisoitaviin tai tarkastettaviin materiaaleihin
• Markkinointiin ja uutiskirjeisiin liittyvät suostumukset ja kiellot
• Verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot, laitteen tiedot, lokitiedot ja evästetiedot

5. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään

Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjouspyyntöjen käsittely
• käännös-, lokalisointi-, kielentarkistus- ja muiden kielipalvelujen tuottaminen
• projektien hallinta, viestintä, toimitus ja laadunvarmistus
• asiakassuhteen ylläpito ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen
• laskutus, kirjanpito ja muu hallinnollinen käsittely
• verkkosivuston toimivuuden, turvallisuuden ja kehittämisen varmistaminen
• palveluiden, prosessien ja asiakaskokemuksen kehittäminen
• markkinointi silloin, kun siihen on lainmukainen peruste
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

6. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista oikeusperusteista:

• sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet, esimerkiksi tarjouspyynnön käsittely tai toimeksiannon toteuttaminen
• lakisääteinen velvoite, kuten kirjanpitoon liittyvät velvoitteet
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden kehittäminen, tietoturvan varmistaminen ja liiketoiminnan suunnittelu
• rekisteröidyn suostumus, esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen tai ei-välttämättömien evästeiden osalta

7. Erityishuomio asiakasaineistoihin

Käännös- ja lokalisointiprojekteissa asiakkaan toimittama aineisto voi sisältää henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja, ansioluetteloita, sopimustietoja, käyttäjätietoja, asiakasrekistereihin liittyviä tietoja tai muita asiakirjoissa esiintyviä henkilötietoja. Näissä tilanteissa Alla lettera oy käsittelee aineistoa ensisijaisesti asiakkaan toimeksiannon toteuttamiseksi ja vain siinä laajuudessa kuin palvelun suorittaminen sitä edellyttää.

Asiakas vastaa lähtökohtaisesti siitä, että sillä on oikeus toimittaa aineisto käsiteltäväksi. Tarvittaessa osapuolet voivat sopia erikseen henkilötietojen käsittelyä koskevista ehdoista, kuten tietojenkäsittelysopimuksesta.

8. Luottamuksellisuus ja projektiaineistot

Kaikkia toimeksiantoihin liittyviä aineistoja käsitellään luottamuksellisesti. Projektiaineistoja, käännösmuisteja, termilistoja, kommentteja ja muuta asiakkaan toimittamaa materiaalia käsitellään vain toimeksiannon toteuttamiseen, laadunvarmistukseen, sovitun palvelun kehittämiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden käsittelemiseen.

Jos palvelussa käytetään alihankkijoita, freelancereita, kielentarkastajia tai teknisiä palveluntarjoajia, heitä sitovat asianmukaiset salassapito- ja tietosuojavelvoitteet.

9. Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa:

• rekisteröidyltä itseltään
• asiakkaalta toimeksiannon yhteydessä
• verkkosivuston, yhteydenottolomakkeen tai sähköpostin kautta
• sopimus-, laskutus- ja projektinhallintajärjestelmistä
• mahdollisesti yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jos se on palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista ja lainmukaista

10. Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavien palveluntarjoajien tai tahojen avulla siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi:

• verkkosivuston hosting- ja ylläpitopalvelut
• sähköposti- ja pilvipalvelut
• projektinhallinta- ja tiedostonjakopalvelut
• laskutus-, kirjanpito- ja maksupalvelut
• analytiikka- ja markkinointityökalut
• mahdolliset alihankkijat, kuten kääntäjät, kielentarkistajat tai lokalisaatioon osallistuvat asiantuntijat

Tietoja luovutetaan viranomaisille vain lain sitä edellyttäessä. Henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille.

11. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Esimerkkejä säilytysajoista:

• yhteydenotot ja tarjouspyynnöt: 12 kuukautta
• asiakas- ja projektitiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen tarpeellisen ajan esimerkiksi reklamaatioiden, sopimusasioiden tai kirjanpitovelvoitteiden vuoksi
• laskutus- ja kirjanpitoaineisto: voimassa olevan lainsäädännön edellyttämän ajan
• markkinointiin liittyvät tiedot: kunnes suostumus peruutetaan tai henkilö vastustaa käsittelyä
• projektiaineistot, käännösmuistit ja termilistat: sopimuksen, asiakassuhteen ja palvelun luonteen mukaan tarpeellisen ajan

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, jos siihen on laillinen peruste
• rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, kun oikeus soveltuu
• peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivuston tekniseen toimintaan, kävijätilastointiin, palvelun kehittämiseen ja markkinointiin. Käytössä voi olla myös kolmansien osapuolten analytiikka- tai upotuspalveluita.

Jos sivustolla käytetään ei-välttämättömiä evästeitä tai kolmansien osapuolten seurantatyökaluja, niihin pyydetään tarvittaessa suostumus ennen evästeiden tallentamista.

15. Tietoturva

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salasanat, kaksivaiheinen tunnistautuminen, tiedostojen hallittu jakaminen, salattu tietoliikenne, varmuuskopiointi ja turvalliset työskentelykäytännöt.

16. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi palveluiden, verkkosivuston, käytettävien työkalujen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustolla.

17. Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt ja kysymykset voi lähettää seuraaviin yhteystietoihin:

Alla lettera oy
info@allalettera.fi
040 8282 380